Инициация, заполнение и отправка на согласование
Допсоглашение можно запустить только, если основной договор находится в статусе «Подписан» и у него нет неподписанных допсоглашений. То есть у договора не должно быть допсоглашений в иных статусах кроме «Подписан» или «Отклонен», так как по одному договору нельзя одновременно согласовывать более одного допсоглашения.
Инициация допсоглашения
1.
В списке договоров найдите Договор субподряда, на основании которого требуется заключение ДС. Для этого воспользуйтесь фильтрами. Например, по источнику договора, статусу или рег.номеру. Более подробно про работу с фильтрами можно прочитать здесь.
2.
Откройте нужный договор.
3.
Нажмите Действия в верхнем правом углу и выберете Создать допсоглашение.
Важно!
Если у Вас нет таких кнопок, то создайте заявку в HelpDesk на добавление права доступа «Инициатор допсоглашения».
4.
Откроется модальное окно. Заполните все поля.
Чтобы вернуться к договору, нажмите кнопку Отменить. Окно закроется, допсоглашение не будет создано.
5.
Нажмите кнопку Создать.
Заполнение допсоглашения
После заполнения предварительных параметров договора и нажатия кнопки «Создать» формируется карточка допсоглашения. Ему присваивается статус «Черновик». На данном этапе автор документа заполняет все обязательные атрибуты допсоглашения. Обязательные атрибуты подсвечиваются красным. Без заполнения обязательных атрибутов допсоглашение невозможно отправить на согласование.
Карточка допсоглашения содержит следующие вкладки:
Параметры
Предмет договора
Финансы
Файлы
Чтобы заполнить обязательные атрибуты, нажмите кнопку Редактировать в верхнем правом углу.
Заполнение вкладки «Параметры»
1.
Заполните блок «Основные сведения»:
Укажите Период действия.
Отметьте необходимые признаки: ЭЦП, Работы выполнены, Наличие акта-допуска, Превышение лимита аванса, Цифровое ДС, Без изменения цены.
2.
Блока «Объект договора» заполнится автоматически.
3.
Заполните блок «Свойства»:
Проверьте Номер ДС. Он присваивается автоматически по формуле +1 от предыдущего. При необходимости измените номер вручную.
Проверьте и при необходимости проставьте признаки Новый давальческий в ДС. Это повлияет на текстовую часть допсоглашения, которое будет сформировано на основе данных из карточки.
4.
Проверьте правильность заполнения блока «Причина создания ДС».
5.
Проверьте правильность заполнения блока «Стороны». Укажите актуальных подписантов со стороны генподрядчика и субподрядчика.
Если в списке отсутствует подписант организации, обратитесь в службу поддержки для заведения подписанта в систему MDM. Если в списке отсутствует подписант контрагента, его можно добавить в разделе «Контакты» и затем выбрать подписантом.
6.
Проверьте правильность заполнения блока «Контакты». Укажите актуальные контакты.
Отредактируйте контакт, если контактное лицо не изменилось, но изменились телефон или e-mail.
Удалите контакт, если контактное лицо изменилось. После удаления вместо данных появится кнопка Заполнить. Нажмите её, чтобы заполнить контакт новым лицом.
В случае если роль контактного лица отсутствует в списке воспользуйтесь кнопкой Добавить контакт.
В случае если контактное лицо отсутствует в списке, создайте новый контакт. Для этого в модальном окне включите Новый контакт.
Заполнение вкладки «Предмет договора»
Вкладка Предмет договора автоматически заполнится данными из Основного договора или последнего подписанного ДС. Данные обновятся после того, как сотрудник УТЗ добавит РДЦ в 1С:УСО.
Заполнение вкладки «Финансы»
1.
Откройте вкладку Финансы.
2.
Блок «Затраты» заполняется автоматически.
3.
При необходимости заполните блок «Авансы». Для этого переведите свич в активное положение.
Правило:
Блок «Авансы» заполняется при условии, что в допсоглашении предусмотрен авансовый платеж.
Аванс по распред. письмам — если в допсоглашении предусмотрен такой аванс, необходимо установить галочку.
Заполнение вкладки «Файлы»
1.
Откройте вкладку Файлы.
Если причина создания ДС «Изменение в ПД или согласование по письму», то приложите следующие артефакты:
При внесении изменений в проект: Шифр комплекта с изменения;
Без внесения изменения в проект: Артефакт подтверждение изменений в проекте (ТР, Отчет по кнопке ПД, ссылка на вопрос по ПД).
Артефактом может быть комментарий во вкладке «Параметры» и/или приложенные файлы во вкладке «Файлы».
2.
Обязательно приложите РДЦ от подрядчика. Для этого нажмите кнопку Добавить.
3.
Откроется модальное окно. Заполните все поля и нажмите кнопку Добавить.
Более подробно про работу с файлами можно посмотреть здесь.
Отправка на согласование
Когда карточка допсоглашения будет полностью заполнена, и к ней будут приложены все необходимые файлы, допсоглашение необходимо отправить на согласование. Для этого нажмите Отправить в верхнем правом углу и выберите На согласование.
Важно!
Если выбрана причина создания ДС «Изменение условий авансирования» ИЛИ «Окончание срока действия основного договора (продление срока)» И проставлен признак «Без изменения цены», то ДС пойдёт по сокращённому маршруту без участия РСУ и УТЗ. Сразу запустится параллельное согласование.
Если допсоглашение было согласовано вне системы, то можно отправить допсоглашение сразу на регистрацию и подписание. Для этого нажмите Отправить и выберете На регистрацию и подписание.
В результате будут созданы задачи на согласование всем участникам процесса согласования. Задачи можно найти в разделе Задачи. Более подробно про работу с задачами можно прочитать здесь.