Работа с файлами
Важно!
Инструкция подходит для работы с файлами в договоре, допсоглашении и протоколе разногласий, так как работа с файлами везде проходит одинаково.
Файлы можно добавить вручную или сформировать пакет файлов автоматически.
Ручное добавление файлов
1.
Откройте вкладку Файлы и нажмите кнопку Добавить.
2.
Откроется модальное окно. Заполните все поля и нажмите кнопку Добавить.
3.
В таблице появится первый файл.
Автоматическое формирование пакета файлов
1.
Откройте вкладку Файлы и нажмите кнопку Сформировать пакет файлов.
Важно!
Для договоров без шаблонизатора кнопка «Сформировать пакет файлов» отсутствует и нужно добавлять файлы вручную.
2.
Система автоматически формирует пакет файлов по установленным шаблонам.
Важно! К разным видам документов формируется разное количество файлов.
  • Например, для договора субподряда сформируется файл договора и 17 приложений.
  • Для допсоглашения к договору субподряду сформируется файл допсоглашения и 3 приложения.
Просмотр актуальных файлов в предпросмотре
1.
Чтобы посмотреть файл без скачивания на компьютер, нажмите левой кнопкой мыши по наименованию.
2.
Откроется предпросмотр файла. Ознакомьтесь с содержанием файла.
3.
Просматривая файл, вы можете выполнить любое действие с файлом. А также вы можете переключаться между файлами, чтобы просматривать их по очереди.
Просмотр удалённых файлов
По умолчанию в таблице отображаются только актуальные файлы. Если необходимо просмотреть файлы, которые были загружены и удалены, включите Удаленные над таблицей.
Удаленные файлы отобразятся внизу таблицы. Действия с удаленными файлами ограничены. Их можно скачать для просмотра или посмотреть историю версий.
Редактирование файлов через онлайн-редактор
Файлы формата HTML можно редактировать онлайн в АС «Договоры». Для этого:
1.
Нажмите левой кнопкой мыши по наименованию, чтобы открыть предпросмотр.
2.
Нажмите кнопку Редактировать в верхнем правом углу.
3.
Откроется онлайн-редактор файла. Пока вы редактируете файл, он будет заблокирован для работы другими сотрудниками
Важно!
Доступные для редактирования метки выделены цветом. Старайтесь исправлять метки, а не удалять их и писать текст вне меток. Потому что, если вы удалите метку, то сравнение версий будет отключено.
4.
Внесите необходимые изменения и нажмите кнопку Завершить редактирование в верхнем правом углу.
5.
Подтвердите своё действие в модальном окне.
6.
Система сохранит изменения и разблокирует файл для работы другими сотрудниками.
Редактирование файлов через скачивание на компьютер
Файлы форматов DOCX, XLSX, PTTX можно редактировать ТОЛЬКО через скачивание на компьютер. Для этого:
1.
Нажмите кнопку Троеточие в конце строки и в выпадающем меню выберите Скачать для редактирования.
2.
Файл будет скачан на ваш компьютер и заблокирован для работы другими сотрудниками.
3.
Откройте скачанный на компьютер файл. В нём серым подсвечены поля автоматически заполненные из карточки договора. Проверьте документ, при необходимости внесите правки.
4.
После завершения редактирования файла, нажмите кнопку Троеточие в конце строки и в выпадающем меню выберите Заменить на файл с диска.
5.
Откроется модальное окно. Заполните все поля и нажмите кнопку Сохранить.
6.
Система заменит файл на новый и разблокирует его для работы другими сотрудниками.
Важно!
Пока файл заблокирован, документ нельзя будет отправить на согласование. Поэтому после редактирования обязательно заменить на файл с диска или разблокируйте файл.
Скачивание пакета файлов
1.
Чтобы скачать все или несколько файлов, отметьте их чекбоксами.
2.
Нажмите Скачать для просмотра и выберете подходящую опцию.
Вы можете скачать архив или отдельными файлами.
Заполнение файлов регистрационными данными
Важно!
Регистрационные данные в файлах должны заполнять ТОЛЬКО сотрудники ДОУ.
Если договору уже присвоены регистрационный номер и дата регистрации, и они отображаются в карточке договора, то необходимо проставить их в файлах. Для этого:
1.
Нажмите кнопку Заполнить рег.данными над таблицей.
2.
Подтвердите своё действие в модальном окне.
3.
Все файлы заполняться рег.данными.
Изменение регистрационных данных
Если документу необходимо присвоить регистрационные данные, отличные от ранее присвоенных, то их можно изменить. Для этого:
1.
Нажмите Действия в верхнем правом углу и выберите Изменить рег. данные.
2.
Откроется модальное окно. Внесите необходимые изменения вручную и нажмите кнопку Сохранить.
3.
Документу будут присвоены новые рег.данными.
4.
Теперь приложенные к документу файлы можно заполнить новыми рег.данными. Подробнее можно прочитать здесь.
Генерация нового регистрационного номера
Если в документе изменилась организация, и ранее присвоенный регистрационный номер не подходит, то можно сгенерировать новый. Для этого:
1.
Нажмите Действия в верхнем правом углу и выберите Сгенерировать новый рег.номер.
2.
Подтвердите своё действие в модальном окне.
3.
Документу будет присвоен новый рег.номер.
Важно!
Регистрационный номер генерируется со счётчиком +1 к последнему рег.номеру.
4.
Теперь приложенные к документу файлы можно заполнить новыми рег.данными. Подробнее можно прочитать здесь.
Другие действия с файлами
Любое действие с файлом можно совершить двумя способами:
Способ 1: Отметьте файл чекбоксом и выберите нужное действие над таблицей.
Важно!
При выборе нескольких файлов, количество доступных действий сократится. Например, можно удалить сразу несколько файлов, но нельзя изменить тип сразу нескольким файлам.
Способ 2: Нажмите кнопку Троеточие в конце строки и в выпадающем меню выберите нужное действие.