Создание первичного закрывающего документа (Акты, УПД, Накладная и т.д.)
Переход в раздел документов
Авторизуйтесь в системе. В главном меню выберите раздел «Первичные закрывающие документы». В рабочей области будут отображен список документов которые ранее были созданы.
На открывшейся странице нажмите кнопку «Создать документ».
Выбор основания для создания
В открывшемся модальном окне выберите основание для создания: «На основании договора» или «На основании заявки». При выборе основания система автоматически заполнит часть данных в карточке документа. Нажмите «Создать».
Система отображает этапы заполнения документы, где всегда можно понять на каком этапе находимся и сколько еще осталось
После выбора основания необходимо нажать на кнопку «Продолжить».
РАБОТА С ИСХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ (СОЗДАНИЕ ВРУЧНУЮ)
Заполнение карточки документа
1. Заполните обязательные поля в блоках «Общие сведения», «Стороны» (если не заполнено автоматически). И нажмите «Продолжить».
2. В разделе «Предмет документа» добавьте позиции, нажав «+ Добавить», и заполните информацию (Номенклатура, Количество, Сумма, Статья БДР, Юнит и т.д.). И нажмите «Сохранить». После заполнения «Предмета документа» необходимо нажать «Продолжить».
3. В разделе «Файлы» прикрепите сканы подписанного документа со стороны контрагента и выберите тип документа. После нажмите «Продолжить».
ВАЖНО! Для документа с НДС необходимо прикрепить Счет-фактуру или УПД со статусом 1 и заполнить реквизиты: номер и дата СФ
4. Проверьте правильность заполнения всех данных на вкладке «Предпросмотр».
РАБОТА С ВХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ (ИЗ АС «ПОДПИСАНИЕ»)
  1. Получение уведомления
При поступлении документа от контрагента через АС «Подписание» система автоматически создает карточку документа в статусе «Черновик» и назначает на вас задачу «Заполнить и отправить на согласование закрывающий документ». Вы получите уведомление по электронной почте.
2. Заполнение аналитических данных
Система автоматически заполнила данные из АС «Подписание» (Стороны, Файлы и т.д.). Необходимо дозаполнить аналитические атрибуты:
Проверьте и при необходимости измените «Вид операции», «Ставка НДС». Вид операции влияет на отображаемый список номенклатуры, при выборе определенного вида в предмете оплаты будет отображаться перечень номенклатуры относящийся к выбранному виду.
В разделе «Предмет документа» обязательно укажите «Статью БДР», «Юнит», «ЦФО», «Проект/Объект».
При необходимости добавьте комментарий.
3. Отправка на согласование
После проверки и заполнения всех необходимых полей нажмите кнопку «На согласование». Задача будет выполнена, а документу присвоен статус «На согласовании».
Важно! Маршрут согласования («Основной» или «Маркетинговые услуги») система назначит автоматически на основе выбранного вами Юнита. Для маршрута «Маркетинговые услуги» обязательно нужно указать «Ответственного».
В карточке документа также предусмотрены следующие признаки:
Входящий документ — отображается всегда если документ создан автоматически на основании полученных данных из АСП.
Исходящий документ — отображается всегда если на этапе регистрации документа было выбрано Электронное подписание.
Рукописная подпись — отображается всегда если документ на этапе регистрации документа было выбрано Ручное подписание.
Цифровая подпись — отображается всегда если документ создан автоматически на основании полученных данных из АСП (для входящего потока). Или если на этапе регистрации документа было выбрано Электронное подписание.
ВГО — отображается всегда если все стороны документа относятся к ВГО.
Счет-договор — отображается если документ создан на основании счет-договора (по виду договора).
Трехстороннее подписание — отображается если карточка документа создана на основании договора у которой 3 стороны.
Не требует подписания — отображается если атрибут «Документ подписан» установлен в значении «Истина».
На основании заявки — если акт создан на основании заявки.
На основании договора — если акт создан на основании договора.