Согласование первичного закрывающего документа (Акты, УПД, Накладная и т.д.)
ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫ ДЛЯ ВСЕХ СОГЛАСУЮЩИХ
Получение задачи и вход в систему
При поступлении документа на согласование вы получите задачу в системе и уведомление по электронной почте.
Срок исполнения задачи — 8 рабочих часов с момента ее получения.
Авторизуйтесь в системе и перейдите в раздел «Задачи»
Поиск и открытие задачи
В разделе «Задачи» откройте вкладку «Активные». Найдите задачу по номеру документа, контрагенту или проекту.
Откройте задачу, нажав на ее название. Откроется карточка документа.
Проверка документа
Внимательно ознакомьтесь с документом и проверьте атрибуты, за которые вы несете ответственность согласно таблице ниже.

2. Для просмотра прикрепленных файлов (сканов актов/накладных) используйте блок "Файлы".
3. Используйте кнопку:





для скачивания файлов.
Для просмотра прикрепленных файлов (сканов актов/накладных) используйте блок «Файлы», файлы можно скачать, нажав на соответственную иконку в карточке файла.
Принятие решения
Если документ корректен, нажмите кнопку «Согласовать».
Если есть замечания, нажмите «Отклонить».
Внимание! При отклонении обязательно заполните поле «Комментарий», четко укажите причину и необходимые исправления.
После отправки решения задача будет завершена.
Таблица ответственности согласующих (сводная)
Бюджетный контролер (БК)
Управленческая аналитика: Статья БДР, Юнит, ЦФО, Проект/Объект, Сумма.
Право: Может редактировать Статью БДР только в рамках своего Юнита/Проекта.
Бухгалтер
Бухгалтерская аналитика: Номенклатура, Вид операции, Сумма, НДС.
Право: Только просмотр. Редактирование недоступно.
Ответственный от маркетинга
Общая проверка документа на соответствие целям маркетинга.
Право: Только просмотр. Редактирование недоступно.
Директор департамента маркетинга / Вице-президент
Принятие финального решения по документу маркетингового направления.
Право: Только просмотр. Редактирование недоступно.
ИНСТРУКЦИЯ ДЛЯ СОГЛАСУЮЩИХ ПО ОСНОВНОМУ МАРШРУТУ
Особенности маршрута
Участники: Бюджетный контролер (БК).
Документы по Основному маршруту (например, АХО, БЦТ, НК) согласуются только Бюджетным контролером. После его согласования документ переходит на регистрацию
Действия бюджетного контролера
Проверьте управленческую аналитику: Статья БДР, Юнит, ЦФО, Проект/Объект, Сумма.
Если статья БДР выбрана неверно и относится к вашему Юниту/Проекту, вы можете ее исправить. Для этого нажмите на контекстное меню в предмете документа, нажмите редактировать и выберите верный вариант из справочника.
Если ошибка не в вашей зоне ответственности (например, ошибка бухгалтерской аналитики), отклоните документ с комментарием для инициатора.
Примите решение: «Согласовать» или «Отклонить».
ИНСТРУКЦИЯ ДЛЯ СОГЛАСУЮЩИХ ПО МАРШРУТУ «МАРКЕТИНГОВЫЕ УСЛУГИ»
Особенности маршрута
Участники: Ответственный от маркетинга, Бюджетный контролер, Бухгалтер, Директор/Вице-президент.
Первый этап: Если Инициатор и Ответственный от маркетинга — разные люди, документ сначала поступает на согласование Ответственному от маркетинга. Если это один и тот же человек, данный этап пропускается.
Второй этап: Документ параллельно поступает Бюджетному контролеру и Бухгалтеру.
Третий этап: Если оба согласовали, документ поступает на решение Директору департамента маркетинга или Вице-президенту.
Важно: Если хоть один участник на втором этапе отклоняет документ, он сразу переходит в статус «Отклонен», даже если второй участник уже согласовал его.
Действия согласующих
Ответственный от маркетинга:
Проверьте документ на соответствие маркетинговым целям и задачам.
Вы не можете редактировать атрибуты, только просматривать.
Примите решение: «Согласовать» или «Отклонить».
Бюджетный контролер:
Действуйте согласно инструкции для Основного маршрута: проверьте управленческую аналитику и при необходимости скорректируйте Статью БДР в рамках своего Юнита.
Директор / Вице-президент:
Вы получаете документ только после согласования Бюджетным контролером и Бухгалтером.
Ознакомьтесь с документом и решениями предыдущих согласующих.
Примите финальное решение: «Согласовать» (после чего документ пойдет на регистрацию) или «Отклонить».